Když zpracováváte doklady ručně, tak je hlídání duplicit relativně jednoduché. Máte doklad před sebou na papíře nebo na obrazovce. V momentě, kdy začněte účtovat duplicitní doklad do účetního systému, tak jste upozorněni systémem, že daný doklad je již zaúčtován.
Jak to ale dělá Datarios, když zpracovává doklady v plně automatickém režimu?
Protože je Datarios blízce napojen na účetní systém, může provádět mnoho kontrol. Jedna z těchto kontrol je hlídání duplicitních dokladů v systému. Datarios kontroluje, zda v daném období a od daného dodavatele neexistuje doklad se stejným číslem nebo stejným variabilním symbolem. Pokud tato situace nastane, doklad je vyřazen z automatického zpracování a je notifikována obsluha o nutnosti manuálního zásahu. Obsluha se může rozhodnout, co udělá. Bud doklad zamítne nebo spustí jeho import do účetního systému.
Hlavní myšlenka je: “digitalizovat a automatizovat znamená ulehčovat lidem práci”.
Čím více chcete práci ulehčit, tím více si musíte být jisti, že to děláte správně. To s sebou nese nutnost pokročilých algoritmů kontrol a notifikací. Datarios, všechno, co lze, zpracuje automatizovaně. Jsou ale situace, ve kterých nedokáže rozhodnout a musí nechat rozhodnout obsluhu. Ale i v takových případech jde o velkou časovou úsporu, protože například zaúčtování nebo zamítnutí dokladu se provede na jedno kliknutí.