Zásady ochrany osobních údajů

I. Úvodní ustanovení

Tyto Zásady jsou zpracovány v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (GDPR) a zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, v platném znění. Cílem těchto Zásad je poskytnout Účastníkům základní informace ohledně zpracování osobních údajů.

Pro potřeby těchto Zásad se rozumí:

• Provozovatelem K-⁠system.CZ, s.r.o., identifikační číslo 27756246, se sídlem U Kuchyňky 180/2, 674 01 Třebíč, e-⁠mail: info@datarios.cz;
• Účastníkem fyzická osoba, která sdělí nebo zpřístupní Provozovateli svůj osobní údaj;
• Osobními údaji jméno a příjmení, pracovní pozice, název a sídlo firmy, e-⁠mailová adresa, telefonní číslo, identifikační číslo a daňové identifikační číslo podnikající fyzické osoby, případně další osobní údaje poskytnuté nebo vyžádané za účelem individualizace nabídky.

Provozovatel jakožto správce Osobních údajů tímto informuje o způsobu a rozsahu zpracování Osobních údajů, včetně rozsahu práv Účastníka souvisejících se zpracováním Osobních údajů.

Provozovatel provozuje internetové stránky www.datarios.cz, jejichž součástí jsou kontaktní formuláře (poptávka online ukázky, telefonické či e-⁠mailové konzultace a registrace na webinář) a kontaktní údaje pro poptávku produktů a služeb Provozovatele. V rámci této služby jsou Provozovatelem zpracovávány Osobní údaje:

• v rozsahu, v jakém byly poskytnuty ve formuláři na webu: jméno a příjmení, e-⁠mail, telefon, pozice, název firmy, IČ (nepovinně), účetní systém, přibližný počet dokladů měsíčně, typ subjektu, zvolený termín ukázky nebo webináře a poznámka;
• v souvislosti s objednávkou produktů nebo služeb Provozovatele, resp. v rámci jednání o uzavření smlouvy s Provozovatelem, jakož i v souvislosti s uzavřenou smlouvou;
• na základě souhlasu se zasíláním pozvánek na webináře a novinek o systému Datarios (nepovinné zaškrtávací pole ve formuláři);
• o zdroji návštěvy (kampaň, odkazující web, vstupní stránka a čas prvního příchodu), a to jen se souhlasem s analytickými cookies; tento údaj sám o sobě neidentifikuje osobu a k poptávce se připojí, aby Provozovatel věděl, co ji přivedlo;
• o udělených souhlasech: verze textu souhlasu a čas jeho udělení (verze textu souhlasu ve formuláři je nyní 2026-09-v1);
• od společnosti Google, od které může Provozovatel v aplikaci Datarios získat informace, jako je jméno a e-⁠mailová adresa Účastníka, a přístup k souborům Google Drive, pokud k tomu Účastník dá explicitní souhlas.

Údaje o firmě (název, sídlo) doplňuje Provozovatel z veřejného rejstříku ARES podle IČ, které Účastník ve formuláři zadá.

Provozovatel je správcem Osobních údajů. Osobní údaje jsou dále zpracovávány na základě souhlasu Účastníka, oprávněných zájmů Provozovatele nebo k naplnění účelu smlouvy uzavírané s Účastníkem také těmito subjekty (zpracovateli):

• Vercel Inc., 440 N Barranca Ave #4133, Covina, CA 91723, USA – provoz webu a marketingové aplikace Provozovatele (servery v EU, Irsko);
• Supabase Inc., 970 Toa Payoh North #07-04, Singapore 318992 – databáze marketingové a obchodní aplikace Provozovatele, data uložena v EU (Irsko);
• Brevo (Sendinblue SAS), 7 rue de Madrid, 75008 Paříž, Francie – zasílání potvrzení, pozvánek na webináře a novinek;
• Microsoft Ireland Operations Ltd., One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irsko – Microsoft 365 a Teams pro pozvánky na online ukázku a webinář; Microsoft Clarity při souhlasu s analytickými cookies;
• Google Ireland Ltd., Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irsko – Google Analytics 4 a Google Ads při souhlasu s příslušnými cookies; YouTube po kliknutí na přehrání vloženého videa; Google API v aplikaci Datarios;
• Meta Platforms Ireland Ltd., Merrion Road, Dublin 4, Irsko – Meta Pixel (Facebook, Instagram) při souhlasu s marketingovými cookies;
• Cloudflare, Inc., 101 Townsend St, San Francisco, CA 94107, USA – ochrana formulářů před roboty (Turnstile).

Při předání Osobních údajů mimo Evropský hospodářský prostor (Vercel, Cloudflare, případně Google a Meta) se Provozovatel opírá o standardní smluvní doložky Evropské komise a o rozhodnutí o odpovídající ochraně, kde platí.

II. Účel zpracování Osobních údajů

Provozovatel zpracovává Osobní údaje pro následující účely:

• zajištění uzavření a následného plnění smluvního závazku mezi Provozovatelem a Účastníkem, včetně vyřízení poptávky, přípravy online ukázky, konzultace a nabídky (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR). Z takového vztahu vyplývají další zákonné povinnosti a Provozovatel tak musí zpracovávat Osobní údaje i za tímto účelem (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR);
• registrace a účast na webináři, včetně zaslání odkazu na připojení a připomínky na zadaný e-⁠mail (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR);
• k marketingovým účelům včetně zasílání pozvánek na webináře a novinek, aby Provozovatel co nejlépe přizpůsobil nabídku svých produktů a služeb a obchodní sdělení ohledně nich Účastníkovým potřebám; pro tento účel zpracování získává Provozovatel Účastníkův jednoznačný souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR), sdělení posílá nejvýš jednou měsíčně a souhlas lze kdykoli odvolat odkazem v každé zprávě;
• k ochraně svých oprávněných zájmů (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR), kterými jsou řádné a včasné plnění dohodnutého smluvního závazku mezi Provozovatelem a Účastníkem, plnění zákonných povinností, které Provozovateli ze smluvního vztahu mezi ním a Účastníkem vyplývají, ochrana webu a formulářů před roboty a zneužitím, ochrana reputace Provozovatele jako správce webu a ochrana majetkových zájmů Provozovatele pro případné soudní spory;
• k měření návštěvnosti webu a výkonu reklam, a to výhradně se souhlasem Účastníka s příslušnou kategorií cookies (článek III);
• k autentizaci a přístupu: Provozovatel v aplikaci Datarios využívá Google údaje Účastníka k ověření jeho identity a zajištění přístupu k souborům na jeho Google Drive;
• k poskytování služeb aplikace Datarios, které závisí na přístupu ke čtení souborů z Google Drive Účastníka. Údaje získané prostřednictvím Google API Provozovatel používá jen k poskytování a zlepšování této funkce a nepředává je třetím stranám, nepoužívá je k reklamě ani je nečtou lidé, s výjimkou případů vyžadovaných zákonem nebo s výslovným souhlasem Účastníka.

III. Cookies a měření na webu

Web datarios.cz používá nezbytné cookies (uložení volby souhlasu, ochrana formuláře před roboty) a se souhlasem Účastníka cookies analytické (Google Analytics 4, Microsoft Clarity, zdroj návštěvy) a marketingové (Google Ads, Meta Pixel). Bez souhlasu se nenačte žádný analytický skript, který ukládá cookies, ani Meta Pixel. Značka Google Ads se načítá i bez souhlasu v režimu souhlasu Google (Consent Mode): neukládá žádné cookies ani identifikátory a odesílá pouze anonymní signály bez údajů o Účastníkovi, a to o zobrazení stránky a o dokončené akci (odeslání poptávky, kliknutí na telefon nebo e-⁠mail). Signály neobsahují osobní údaje a nelze z nich Účastníka identifikovat ani zpětně dohledat; slouží výhradně ke statistickému odhadu účinnosti reklamy. Plné měření se zapne až po udělení marketingového souhlasu. Vložená videa z YouTube se načtou až po kliknutí na přehrání.

Vercel Web Analytics: anonymní statistika návštěvnosti bez cookies a bez identifikátorů; návštěvníka nelze rozpoznat, údaje slouží jen k souhrnným počtům.

Souhlas Účastník uděluje v okně při první návštěvě a může ho kdykoli změnit odkazem „Nastavení cookies“ v patičce webu. Volbu si web pamatuje 12 měsíců spolu s verzí textu, se kterým Účastník souhlasil.

Přehled všech cookies, jejich účel, dobu uložení a poskytovatele uvádí stránka Cookies (odkaz na konci těchto Zásad).

IV. Ochrana Osobních údajů a informace o zpracování

Účastník bere na vědomí, že odesláním nebo zpřístupněním Osobních údajů započne zpracovávání Osobních údajů Provozovatelem.

Pokud Účastník neposkytne své Osobní údaje, není možné učinit ze strany Provozovatele nabídku k uzavření smlouvy, smlouvu uzavřít ani poskytnout plnění z ní vyplývající. Osobní údaje jsou v této souvislosti nezbytné pro zahájení kontraktačního procesu s Provozovatelem.

Poskytování Osobních údajů Provozovateli je obecně smluvní a zákonný požadavek. Ohledně poskytování Osobních údajů pro účely, které nepředstavují plnění smluvní a zákonné povinnosti či ochranu oprávněných zájmů správce, je od Účastníka vyžadován souhlas. Pokud Účastník neudělí Provozovateli souhlas ke zpracování Osobních údajů k těmto účelům, neznamená to, že by Provozovatel v důsledku toho odmítl poskytovat veškeré své služby.

Osobní údaje budou zpracovávány po dobu jednání o uzavření smlouvy mezi Provozovatelem a Účastníkem, a to za účelem uzavření smlouvy, jakož i po dobu trvání smluvního vztahu či po dobu stanovenou v souhlasu. V případě, že nedojde k uzavření smlouvy mezi Účastníkem a Provozovatelem, jsou Osobní údaje uchovávány po dobu následujících 36 měsíců, a to za účelem ochrany oprávněných zájmů Provozovatele.

V případě uzavření smlouvy s Provozovatelem budou Osobní údaje zpracovávány a uchovávány po dobu následujících 36 měsíců pro případ vzniku sporu týkajícího se vztahu mezi Provozovatelem a Účastníkem, a to za účelem ochrany oprávněných zájmů Provozovatele.

Za účelem plnění zákonné povinnosti archivace účetních dokladů na základě zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, budou Osobní údaje v nezbytném rozsahu dále zpracovávány a uchovávány po dobu vyplývající ze zákona o účetnictví, minimálně však po dobu 5 let počínaje rokem následujícím po roce, v němž došlo k uzavření smlouvy mezi Provozovatelem a Účastníkem.

Souhlas se zasíláním pozvánek a novinek platí do jeho odvolání; záznam o udělení a odvolání souhlasu Provozovatel uchovává 3 roky od odvolání. Cookies se uchovávají po dobu uvedenou v přehledu cookies.

Po uplynutí uvedených lhůt Provozovatel Osobní údaje zlikviduje nebo anonymizuje.

Účastník je povinen Provozovateli poskytnout pouze pravdivé a přesné Osobní údaje.

Provozovatel vynaloží maximální úsilí, aby nedošlo k neoprávněnému zpracování Osobních údajů. Osobní údaje jsou a budou zpracovávány v elektronické podobě neautomatizovaným způsobem; k jejich ochraně používá Provozovatel šifrování a přístup k nim mají jen pověření pracovníci a zpracovatelé uvedení v článku I.

Účastník bere na vědomí, že jeho Osobní údaje jsou uloženy v datacentrech zpracovatelů uvedených v článku I, převážně v Evropské unii (Irsko), a že Provozovatel využívá služby Google LLC, jejichž provoz je v souladu s evropskými standardy ochrany osobních údajů.

Účastník bere na vědomí, že po udělení souhlasu může docházet k ukládání cookies společností Google, Meta a Microsoft na jeho zařízení.

Provozovatel Osobní údaje nepředává ani nezveřejňuje třetím stranám pro jiné účely, než jsou ty, které byly uvedeny, a nikomu je neprodává.

V. Práva Účastníka související se zpracováváním

Účastník má právo svůj souhlas (v případech, kde zpracování Osobních údajů probíhá na základě souhlasu) se zpracováním poskytnutých Osobních údajů kdykoliv odvolat. Odvolání souhlasu se zpracováním Osobních údajů však není možné v rozsahu a pro účely plnění zákonné povinnosti Provozovatelem. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování založená na souhlasu uděleném před jeho odvoláním. Odvolání souhlasu též nemá vliv na zpracování Osobních údajů, které správce zpracovává na základě jiného právního základu, než je souhlas (tj. zejména je-⁠li zpracování nezbytné pro splnění smlouvy, právní povinnosti či z jiných důvodů uvedených v platných právních předpisech). Odvolat souhlas lze odkazem v každé e-⁠mailové zprávě, změnou volby v nastavení cookies na webu, e-⁠mailem nebo zasláním odvolání na adresu sídla Provozovatele.

Účastník má dále právo:

• Být informován o zpracování svých Osobních údajů. Účastník je oprávněn od Provozovatele požadovat informace, zda jsou Osobní údaje zpracovávány či nikoli. Pokud jsou Osobní údaje zpracovávány, má Účastník právo od Provozovatele požadovat informace zejména o totožnosti a kontaktních údajích Provozovatele, o účelech zpracování, o kategoriích dotčených Osobních údajů, o příjemcích nebo kategoriích příjemců Osobních údajů, o oprávněných zájmech Provozovatele, o výčtu práv Účastníka, o možnosti obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů, o zdroji zpracovávaných Osobních údajů a o automatizovaném rozhodování a profilování. Pokud Provozovatel hodlá dále Osobní údaje Účastníka zpracovávat pro jiný účel, než pro který byly získány, poskytne Účastníkovi ještě před uvedeným dalším zpracováním informace o tomto jiném účelu a další příslušné informace.
• Požadovat od Provozovatele přístup k jeho Osobním údajům. Účastník je od Provozovatele oprávněn požadovat informaci, zda jsou jeho Osobní údaje zpracovávány či nikoliv, a pokud ano, má přístup k informacím o účelech zpracování, kategoriích dotčených Osobních údajů, příjemcích nebo kategoriích příjemců, době uchovávání Osobních údajů, informace o svých právech (požadovat od Provozovatele opravu nebo výmaz, omezení zpracování, vznést námitku proti tomuto zpracování), o právu podat stížnost Úřadu pro ochranu osobních údajů, informace o zdroji Osobních údajů, informace o tom, zda dochází k automatizovanému rozhodování a profilování, a informace a záruky v případě předávání Osobních údajů do třetí země nebo mezinárodní organizaci. Účastník má právo na poskytnutí kopií zpracovávaných Osobních údajů. Právem získat tuto kopii však nesmějí být nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob.
• Na opravu poskytnutých Osobních údajů. Pokud došlo na straně Účastníka například ke změně bydliště, telefonního čísla nebo jiné skutečnosti, kterou lze považovat za Osobní údaj, má Účastník právo od správce požadovat opravu zpracovávaných Osobních údajů. Navíc má Účastník právo na doplnění neúplných Osobních údajů, a to i poskytnutím dodatečného prohlášení.
• Na výmaz poskytnutých Osobních údajů. V určitých stanovených případech má Účastník právo požadovat, aby Provozovatel Osobní údaje Účastníka vymazal. Mezi takové případy patří například, že zpracovávané údaje nejsou pro výše zmíněné účely nadále potřebné. Provozovatel Osobní údaje maže po uplynutí doby nezbytnosti automaticky, Účastník se však může na něj se svou žádostí kdykoliv obrátit. Žádost Účastníka pak podléhá individuálnímu posouzení (i přes právo Účastníka na výmaz může mít správce povinnost či oprávněný zájem si Osobní údaje Účastníka ponechat) a o jejím vyřízení bude Účastník detailně informován.
• Na omezení zpracování Osobních údajů. Provozovatel zpracovává Osobní údaje Účastníka pouze v nezbytně nutném rozsahu. Pokud by však Účastník měl pocit, že Provozovatel například překračuje výše stanovené účely, pro které Osobní údaje zpracovává, může Účastník podat žádost, aby jeho Osobní údaje byly zpracovávány výhradně pro nejnutnější zákonné důvody nebo aby byly Osobní údaje blokovány. Žádost Účastníka pak podléhá individuálnímu posouzení a o jejím vyřízení bude detailně informován.
• Na přenositelnost Osobních údajů, které Provozovateli poskytl a které zpracovává na základě souhlasu nebo smlouvy, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu.
• Podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů. Účastník se může kdykoliv obrátit s podnětem či stížností ve věci zpracování Osobních údajů na dozorový orgán, a to na Úřad pro ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, webové stránky www.uoou.cz.

V případě, že by se Účastník domníval, že Provozovatel provádí zpracování jeho Osobních údajů, které je v rozporu s ochranou jeho soukromého a osobního života nebo v rozporu s příslušnými právními předpisy, zejména jsou-⁠li Osobní údaje nepřesné s ohledem na účel jejich zpracování, může:

• požádat Provozovatele o vysvětlení, a to e-⁠mailem na adresu info@datarios.cz;
• vznést námitku proti zpracování a požadovat e-⁠mailem zaslaným na adresu info@datarios.cz, aby Provozovatel zajistil odstranění takto vzniklého stavu (například blokováním, provedením opravy, doplněním nebo likvidací Osobních údajů). Provozovatel o námitce neprodleně rozhodne a informuje Účastníka. Nevyhoví-⁠li Provozovatel námitce, má Účastník právo obrátit se přímo na Úřad pro ochranu osobních údajů. Tímto ustanovením není dotčeno oprávnění Účastníka obrátit se se svým podnětem na Úřad pro ochranu osobních údajů přímo.

Účastník může svá výše uvedená práva uplatnit písemně na adrese K-⁠system.CZ, s.r.o., U Kuchyňky 180/2, 674 01 Třebíč, nebo elektronicky na adrese info@datarios.cz.

Požádá-⁠li Účastník o informaci o rozsahu či způsobu zpracování svých Osobních údajů, je mu Provozovatel povinen tuto informaci předat neprodleně, nejpozději však do jednoho měsíce od obdržení žádosti. Pokud Účastník uplatní právo na přístup k Osobním údajům v elektronické formě, Provozovatel mu požadované informace poskytne rovněž v elektronické formě, ledaže Účastník požádá o jiný způsob poskytnutí informací.

Provozovatel je oprávněn v případě opakované a nedůvodné žádosti o poskytnutí fyzické kopie zpracovávaných Osobních údajů účtovat přiměřený poplatek za administrativní náklady s tím spojené.

Osobní údaje nejsou automaticky vyhodnocovány a Provozovatel neprovádí profilování ani automatizované rozhodování s právními účinky pro Účastníka.

VI. Závěrečná ustanovení

Veškeré právní vztahy vznikající v souvislosti se zpracováváním Osobních údajů se řídí právním řádem České republiky, a to bez ohledu na to, odkud byl přístup k nim realizován. K řešení případných sporů vzniklých v souvislosti s ochranou soukromí mezi Účastníkem a Provozovatelem jsou příslušné české soudy.

Účastníci, kteří prostřednictvím formuláře na webu poskytnou své Osobní údaje za účelem uzavření smlouvy s Provozovatelem či poskytnou souhlas se zpracováním Osobních údajů, tak činí dobrovolně, svým jménem a Provozovatel jejich činnost nijak neřídí.

Znění Zásad může Provozovatel změnit či doplňovat. O každé takové změně Provozovatel informuje Účastníky, jejichž e-⁠mailovou adresu zpracovává, e-⁠mailem nejméně 30 dnů před nabytím účinnosti změn a zveřejní nové znění na webu.

Tyto Zásady nahrazují Zásady účinné od 1. ledna 2022 a nabývají účinnosti dne 1. září 2026.