Na co se nás ptáte, než začnete

Zhruba dva týdny. Poté následuje měsíc monitorovaného provozu, ve kterém je vám k dispozici náš konzultant a doladí nastavení podle prvních dokladů.

Třemi cestami, bez ručního přepisování. Datarios sám načítá sběrnou fakturační schránku, do které posílají faktury dodavatelé nebo je tam přepošlou kolegové. Sleduje sdílenou složku a přijímá doklady z mobilní aplikace, ve které je stačí vyfotit. Faktury v PDF i ISDOC.

Nemusí. Posílají faktury na vaši fakturační adresu jako dosud a Datarios si je z ní načte. Kolegům, kterým faktura přijde na osobní e-⁠mail, stačí ji do sběrné schránky přeposlat.

Při implementaci je s vámi nastaví konzultant, který zná váš účetní systém. Vychází z toho, jak dnes účtujete.

Jen s námi domluvit instalaci na váš server nebo do cloudu. Napojení na účetní systém je celé v našich rukou.

Během měsíce monitorovaného provozu konzultant hlídá první doklady a doladí nastavení. Potom se obracíte na podporu, kde odpovídají lidé, kteří váš účetní systém znají.

Vytěžení hlídá dispečink, lidé z týmu Datarios, kteří kontrolují, že z faktury vzešla úplná a správná data ještě před zápisem do účetního systému. Nečitelný údaj, chybu v částce nebo neznámého dodavatele dispečink přečte a opraví sám.

K vám se dostane jen situace, o které musí rozhodnout někdo z firmy, třeba doklad, který nesedí s objednávkou. Nemusíte se nic učit ani kontrolovat každou běžnou fakturu.

Ano. Fakturu v ISDOC Datarios sám rozpozná a data načte rovnou z ní, bez převodu. Faktury v PDF vytěží. V obou případech zkontroluje řádky proti celku, DUZP i sazby DPH.

Víc o formátu ISDOC najdete v článku Převod PDF do ISDOC.

Ano. Naši zákazníci zpracovávají přes systém Datarios doklady z Polska, Itálie, Francie, ale i z Dubaje nebo USA. Při implementaci se u zahraničního dodavatele nastaví, jak se jeho doklady zařadí a zaúčtují (měna, DPH, předkontace z číselníku účetního systému). Systém Datarios z faktury vytěží to, co na ní je.

Faktura v cizí měně se vytěží a zaúčtuje do účetního systému ve správné měně, stejně jako tuzemská.

Datarios je napojený na váš účetní systém, a tak před zápisem kontroluje, jestli od stejného dodavatele ve stejném období už neexistuje doklad se stejným číslem nebo variabilním symbolem. Pozná i fakturu, která dorazila dvakrát různými kanály nebo pod jiným názvem souboru.

Takový doklad z automatického zpracování vyřadí, označí ho a pošle vám upozornění.

Dobropisy a vrubopisy Datarios rozpozná a zapíše do účetního systému tak, jak mají být, třeba do vlastní účetní řady, kterou si nastavíte.

Doklady v režimu přenesené daňové povinnosti Datarios také rozpozná a zpracuje. Jejich zaúčtování je složitější než u běžné faktury, proto vás na každý takový doklad upozorní, abyste měli jeho zpracování pod kontrolou.

Ano. Doklad ke schválení vám přijde do mobilní aplikace Datarios pro iOS i Android, schválíte ho odkudkoli a kdykoli. Stejně tak ho schválíte ve webové aplikaci na počítači. Schvalování běží podle scénářů, které si nastavíte: kdo schvaluje co a v jakém pořadí.

Schválený doklad se zaúčtuje sám, zamítnutý se do účetnictví nedostane. Každý krok zůstává v archivu dohledatelný.

Vyfotíte ji v mobilní aplikaci Datarios, i vícestránkovou najednou, nebo ji naskenujete do sdílené složky. Dál jde stejnou cestou jako faktura z e-⁠mailu.

Ano. Vícestránkový doklad vyfotíte najednou a do systému Datarios dorazí jako jeden doklad.

Datarios pozná hlavní doklad a přílohy a sloučí je k sobě, takže do schválení i do archivu jdou pohromadě.

Ne. Vytěží jen to, co na faktuře je. Číselnou řadu, předkontaci a členění DPH doplní až šablony zaúčtování, které s vámi nastavíme při implementaci. Středisko, zakázku nebo činnost obvykle vybere schvalovatel při schválení.

Ano. Podle částky, střediska nebo zakázky projde doklad jedním i několika schvalovateli v pořadí, které si nastavíte.

Zamítnutý doklad se do účetnictví nedostane. V archivu zůstane i s tím, kdo ho zamítl a kdy.

Ano. U každého dokladu zůstane historie: kdo ho schválil, kdy a v jakém pořadí. Najdete ji v archivu u originálu dokladu.

Ne. Archiv otevřete v aplikaci Datarios v prohlížeči, kdykoli a odkudkoli.

Podle rozsahu funkcí, které má Datarios u vás dělat, a podle počtu dokladů. Na online ukázce s vámi projdeme, kolik vás zpracování dokladů stojí dnes a kolik ušetříte. Nabídku připravíme hned po ní.

Orientační úsporu si spočítáte v kalkulačce na stránce Cena.

Ano. Datarios zapisuje přijaté doklady i s přílohou přímo do účetního systému, ve kterém účtujete: do Pohody a Pohody SQL, Money S3, S4 a S5, Heliosu, ABRA Flexi a ABRA Gen, Duelu, Varia, WinFASu, iDokladu a Fakturoidu. Přenáší i doklady z Fidoo a umí načíst faktury s vloženým ISDOC.

Váš systém v seznamu není? Napište nám, který máte. Seznam jednotlivých napojení najdete na stránce Integrace.

Ne. Datarios se napojí na účetní systém, který už používáte, a doklady do něj zapisuje tak, jak jste zvyklí: se správnou účetní řadou, předkontací a členěním DPH. Středisko nebo zakázku vybere schvalovatel při schválení. Účetní pracuje dál ve svém programu, jen nepřepisuje faktury.

Datarios sklad nevede, ale u Pohody, Money S4 a S5 a Heliosu iNuvio se na sklad napojí a umí importovat i příjemky. U Pohody přenese doklad i s vazbou na vydané objednávky.

Ano. Přijatá faktura vznikne v účetním systému i s přílohou, takže originál máte po ruce přímo v účetnictví.

Originál dokladu v podobě, v jaké přišel, se všemi přílohami v jejich původním formátu, vytěžená data a celá historie schválení: kdo doklad schválil, kdy a v jakém pořadí. Každý doklad dostává v archivu systému Datarios časové razítko, které zaznamená, kdy a v jaké podobě doklad do archivu přišel.

Data jsou šifrovaná a pravidelně zálohovaná a doklad v archivu dohledáte za vteřinu.

Zaznamená, kdy a v jaké podobě doklad do archivu přišel. Je to jeden z podkladů v případě kontroly.

Ano. Data jsou šifrovaná a pravidelně zálohovaná a doklad v archivu dohledáte za vteřinu.