Náš archiv kompletně nahrazuje archiv papírový, přidává mnoho výhod a užitečných funkcí. Slouží k dlouhodobému ukládání a evidenci zpracování příchozích dokladů do firmy při dodržení všech potřebných moderních standardů.
Všechny doklady jsou uloženy v zabezpečeném úložišti. Přístup do úložiště mají pouze prověřené osoby.
Integrita dokumentů je zajištěna elektronickým podpisem včetně časového razítka.
Digitální doklady nepodléhají fyzickému stárnutí. Kdykoliv je možné požadovaný doklad vyhledat, zobrazit nebo stáhnout.
Doklady je možno z archivu exportovat. Nejprve se pomocí pokročilých filtrů vybere skupina dokladů. Následně je pro tuto skupinu vytvořen balíček, který je možno stáhnout. Balíček je zabezpečen proti neoprávněnému otevření. Přístup k balíčku je možno udělit i externímu subjektu, například pro účely kontroly z finančního úřadu.
Přístupnost dokladů je zajištěna pomocí přívětivého webového rozhraní. Kdykoli a odkudkoli můžete vyhledat doklad, který zrovna potřebujete.
Bezpapírové zpracování dokladů je mnohem výhodnější než papírové. Doklady nemusí být tisknuty a fyzicky vkládány do šanonů.
U všech dokladů v archivu je ukládána jeho kompletní historie zpracování. A to od jeho přijetí, až po zaúčtování do účetního systému. Z historie je tak možné zjistit kdo, kdy a jak s dokladem nakládal.
Veškerá práce s digitálním archivem je automatická. Každý doklad, který se v rámci firmy příjme, je zařazen do archivu.
Do archivu nejsou vkládaný jenom hlavní účetní doklady, ale i jejich přílohy. Mezi hlavním dokladem a přílohami je v archivu vytvořena vazba.
Odteď již není potřeba žádné doklady skladovat fyzicky. Vše je archivováno elektronicky. Bezpečně a navždy. Dohledat jakýkoli dokument je otázkou několika málo sekund, přehledně a dle zadaných kritérií pomocí chytrých filtrů. Důvěryhodný archiv splňuje veškeré požadavky pro dlouhodobou archivaci elektronických dokumentů.
Chcete používat důvěryhodný digitální archiv? Napište nám, rádi vám předáme všechny potřebné informace.
