Datarios vám ušetří čas i peníze tím, že zautomatizuje vaše účetní procesy.

Jak funguje zpracování dokladů

Doklady můžete dostávat tak, jak je vašim zvykem – z účetních systémů nebo klidně v podobě PDF faktur. Datarios udělá většinu práce za vás. Sami si nastavíte pravidla zpracování dokladů. Stejně tak si můžete určit, které doklady chcete přijímat automaticky a které budou vyžadovat schválení. Výsledkem je doklad zaúčtovaný ve vašem účetním systému, případně i uložený na disk nebo FTP server. Současně se doklad ukládá do zabezpečeného digitálního archivu.

Již žádné ruční opisování faktur do počítače, tištění PDF faktur nebo manuální ukládání do složek. Datarios se postará o to, abyste v přijatých dokladech měli perfektní přehled. Datarios podporuje desítky účetních programů, proto budete dál pracovat v prostředí, na které jste zvyklí.
Vy i vaši dodavatelé můžete využívat svůj vlastní systém.

Příjem dokladů
1

Zpracování příchozích dokladů

1.
Příjem dokladu – workflow

Doklady můžete přijímat z různých datových zdrojů:

a to v různých datových formátech: PDF, XLS, ISDOC, ISDOCX a sken

Slučování, třídění výběr workflow scénáře

Před tím, než začnete doklad zpracovávat, můžete jej sloučit s jinými doklady. Například fakturu s dodacím listem. Následné zpracování dokumentu se řídí na základě vybraného workflow scénáře. Přiřazení scénářů jde plně automatizovat s využitím nastavených pravidel. Tím se do zpracování dostanou jen dokumenty, které opravdu chcete zaúčtovat.

Příjem dokladů
2

2.
Zpracování dokladu – workflow

Workflow definuje, jaké akce se v rámci zpracování budou provádět. Můžete využívat:

Schvalování

Každý přijatý doklad v Datariosu může podléhat víceúrovňovému schvalovacímu procesu. Těch může být libovolný počet tak, aby vyhověl všem požadavkům firmy.

Nastavení controllingových proměnných

Ke každému dokladu můžete doplnit středisko, zakázku, činnosti, smlouvu, objednávku a další.

Příjem dokladů
3

3.
Vytěžování

Vytěžování je proces získávání veškerých dostupných dat a údajů z originálního dokumentu, který může být např. ve formátu PDF nebo ISDOC, potřebných k zaúčtování do systému.

Při vytěžování dokladů jdeme vlastní cestou. Těžíme doklady, které se nejvíce opakují, zato se stoprocentní úspěšností.

Reporting/Historie zpracování

Pomocí webového rozhraní můžete sledovat zpracování dokladu v čase a kdykoliv kontrolovat, v jakém kroku workflow se nachází.
Tím získáte ucelený přehled o všech dokladech.

Příjem dokladů
4

4.
Zápis dokladu do účetního programu

Po průchodu přes workflow se zpracování přesune do Desktopové aplikace. Účetní vidí všechny doklady ve vstupní frontě a může je přiřazovat, třídit, filtrovat nebo v nich vyhledávat.

Přebírání dokladů

Datarios umožňuje práci více účetních najednou. Doklady mohou být přiřazovány jednotlivým účetním manuálně nebo na základě stanovených pravidel.

Nastavení zaúčtovacích proměnných

Doklady je možné před samotným zápisem do účetního programu upravit nebo nastavit údaje nutné pro jejich správné zaúčtování. Tyto údaje se mohou nastavit i na základě předdefinovaných šablon, které lze aplikovat buď manuálně nebo automaticky.

Zaúčtování a validace

Po zaúčtování dokladu do účetního programu probíhá zpětná validace výsledku tohoto procesu. Automaticky se zkontrolují základní parametry faktury. Tato validace je užitečná, protože dává zpětnou vazbu účetní o výsledku zaúčtování daného dokladu. Velmi důležitá je především při plně automatizovaném procesu zpracování dokladů.

Odeslání dokladů
1

Odeslání dokladů partnerům

1.
Pořízení a odeslání dokladu

Odeslání účetního dokladu probíhá ve dvou krocích:

Součástí dokladu mohou být přílohy jako je například: Pdf, Excel, ISDOC nebo ISDOCX.

Odeslání dokladů
2

2.
Schválení dokladu před opuštěním firmy

Před samotným odesláním dokladu z firmy, můžete zapnout schvalování, budete tak mít jistotu, že Vaši firmu neopustí žádný doklad, který neprojde schvalovacím Workflow.

Odeslání dokladů
3

3.
Odesláno partnerovi

Váš odeslaný doklad najde váš partner v aplikaci Datarios nebo v emailovém klientovi, dle toho, jaká metoda odeslání byla vybrána.

Podporované účetní systémy

Datarios propojuje účetní systémy i další automatizační aplikace a služby.
Duel
Duel
Fakturoid
Fakturoid
Fidoo
Fidoo
FlexiBee
FlexiBee
Helios
Helios
iDoklad
iDoklad
ISDOC
ISDOC
Money S3
Money S3
Money S4
Money S4
Money S5
Money S5
Pohoda
Pohoda
Pohoda SQL
Pohoda SQL
Vario
Vario

Další funkce Datariosu

Datarios má další užitečné funkce, které Vám ušetří čas.

Digitální archiv

Každý doklad, který projde systémem Datarios je uložen v zabezpečeném digitálním archívu. Je uchována jeho kompletní digitální stopa od přijetí dokladu, až po jeho zaúčtování do účetního systému.

Web API

Jako každý moderní systém má i Datarios svoje Web API, které umožnuje napojení aplikací třetích stran.

Zabezpečení

Víme, že firemní informace jsou citlivá data. Proto klademe velký důraz na to, abychom data přenášeli zabezpečená a šifrovaná vždy podle nejnovějších standardů.

    Během 10 minut vám představíme, jak konkrétně pomůže Datarios vaší firmě.
    Nechte nám na sebe číslo a my vám zavoláme, až se vám to bude hodit.

    Za podpory