Doklady můžete dostávat tak, jak je vašim zvykem – z účetních systémů nebo klidně v podobě PDF faktur. Datarios udělá většinu práce za vás. Sami si nastavíte pravidla zpracování dokladů. Stejně tak si můžete určit, které doklady chcete přijímat automaticky a které budou vyžadovat schválení. Výsledkem je doklad zaúčtovaný ve vašem účetním systému, případně i uložený na disk nebo FTP server. Současně se doklad ukládá do zabezpečeného digitálního archivu.
Již žádné ruční opisování faktur do počítače, tištění PDF faktur nebo manuální ukládání do složek. Datarios se postará o to, abyste v přijatých dokladech měli perfektní přehled. Datarios podporuje desítky účetních programů, proto budete dál pracovat v prostředí, na které jste zvyklí.
Vy i vaši dodavatelé můžete využívat svůj vlastní systém.
Doklady můžete přijímat z různých datových zdrojů:
a to v různých datových formátech: PDF, XLS, ISDOC, ISDOCX a sken
Před tím, než začnete doklad zpracovávat, můžete jej sloučit s jinými doklady. Například fakturu s dodacím listem. Následné zpracování dokumentu se řídí na základě vybraného workflow scénáře. Přiřazení scénářů jde plně automatizovat s využitím nastavených pravidel. Tím se do zpracování dostanou jen dokumenty, které opravdu chcete zaúčtovat.
Workflow definuje, jaké akce se v rámci zpracování budou provádět. Můžete využívat:
Každý přijatý doklad v Datariosu může podléhat víceúrovňovému schvalovacímu procesu. Těch může být libovolný počet tak, aby vyhověl všem požadavkům firmy.
Ke každému dokladu můžete doplnit středisko, zakázku, činnosti, smlouvu, objednávku a další.
Vytěžování je proces získávání veškerých dostupných dat a údajů z originálního dokumentu, který může být např. ve formátu PDF nebo ISDOC, potřebných k zaúčtování do systému.
Při vytěžování dokladů jdeme vlastní cestou. Těžíme doklady, které se nejvíce opakují, zato se stoprocentní úspěšností.
Pomocí webového rozhraní můžete sledovat zpracování dokladu v čase a kdykoliv kontrolovat, v jakém kroku workflow se nachází.
Tím získáte ucelený přehled o všech dokladech.
Po průchodu přes workflow se zpracování přesune do Desktopové aplikace. Účetní vidí všechny doklady ve vstupní frontě a může je přiřazovat, třídit, filtrovat nebo v nich vyhledávat.
Datarios umožňuje práci více účetních najednou. Doklady mohou být přiřazovány jednotlivým účetním manuálně nebo na základě stanovených pravidel.
Doklady je možné před samotným zápisem do účetního programu upravit nebo nastavit údaje nutné pro jejich správné zaúčtování. Tyto údaje se mohou nastavit i na základě předdefinovaných šablon, které lze aplikovat buď manuálně nebo automaticky.
Po zaúčtování dokladu do účetního programu probíhá zpětná validace výsledku tohoto procesu. Automaticky se zkontrolují základní parametry faktury. Tato validace je užitečná, protože dává zpětnou vazbu účetní o výsledku zaúčtování daného dokladu. Velmi důležitá je především při plně automatizovaném procesu zpracování dokladů.
Odeslání účetního dokladu probíhá ve dvou krocích:
Součástí dokladu mohou být přílohy jako je například: Pdf, Excel, ISDOC nebo ISDOCX.
Před samotným odesláním dokladu z firmy, můžete zapnout schvalování, budete tak mít jistotu, že Vaši firmu neopustí žádný doklad, který neprojde schvalovacím Workflow.
Váš odeslaný doklad najde váš partner v aplikaci Datarios nebo v emailovém klientovi, dle toho, jaká metoda odeslání byla vybrána.
Datarios má další užitečné funkce, které Vám ušetří čas.
Každý doklad, který projde systémem Datarios je uložen v zabezpečeném digitálním archívu. Je uchována jeho kompletní digitální stopa od přijetí dokladu, až po jeho zaúčtování do účetního systému.
Jako každý moderní systém má i Datarios svoje Web API, které umožnuje napojení aplikací třetích stran.
Víme, že firemní informace jsou citlivá data. Proto klademe velký důraz na to, abychom data přenášeli zabezpečená a šifrovaná vždy podle nejnovějších standardů.
