Může se zdát, že práce účetních je jednotvárná: sedíte u počítače, přebíráte, kontrolujete, přepisujete a účtujete doklady.
Realita je ale jiná, do kompetencí téměř každé účetní spadá mnoho dalších úkonů: nepopulární řešení neuhrazených pohledávek, posílání upomínek, telefonování, zjišťování, kde se toulají doklady atd.
Nedávno jsem byla svědkem toho, kdy kolegyně říká: „Představ si, volala jsem do firmy, protože už mě tady dva měsíce svítí neuhrazená faktura za nemalou částku. Paní se omlouvala a říkala, že bohužel naši fakturu v systému nemají, asi se ztratila při schvalování.“
Kolegyně se zeptala: „Kdy můžeme úhradu očekávat?“
Paní na druhém konci telefonní linky odpověděla: „Víte, u nás zpracování faktury trvá přibližně týden, tak snad koncem měsíce. Nezlobte se, ale rychleji to nedokážeme…“
Co se dělo s fakturou po našem odeslání e-mailem, která byla ve formátu PDF včetně ISDOCu:
Paní, které kolegyně volala, ji dostala do e-mailu a následně ji vytiskla a opatřila datem přijetí.
Služba na faktuře byla objednaná produktovým manažerem, šla za ním, aby fakturu opatřil číslem zakázky a střediska.
Protože částka na faktuře byla vyšší než 50 000 korun, podléhala schválení finančním ředitelem. Tak šla do jeho kanceláře, a protože byl nepřítomen, nechala mu fakturu na stole.
Další den mu volala, že je to urgentní, zda už fakturu podepsal. Odpověď byla, že se k tomu z časových důvodů nedostal.
Třetí den už má schválenou fakturu u sebe a přepisuje ji do počítače. Pěkně postupně, číslo, datum, adresa, středisko, zakázka, činnost, položka, cena atd.
Konečně je faktura v účetním systému.
Teď ještě podepsaný a schválený „originál“ opatřit číslem dokladu z účetního systému, zajít si pro příslušný šanon a založit na správné místo. A samozřejmě archivovat po nezbytně nutnou dobu.
Zároveň originál naskenovat a přiložit k pořízenému dokladu v účetním systému.
Ještě se divíte, proč zpracování jedné faktury může trvat týden? Tato situace popisuje pouze dva schvalovatelé. Co když jich bude více? Nebo se bude čekat na další doklady k faktuře?
Dokáže někdo spočítat čas účetní, produktového manažera nebo finančního ředitele? Nehledě na to, že takových faktur je mnoho, a při tomto postupu se faktury mohou ztrácet, založit nebo někde zapomenout.
„PROČ UŽ KONEČNĚ NEZAČÍT POUŽÍVAT MODERNÍ TECHNOLOGIE A CELÝ PROCES DIGITALIZOVAT A AUTOMATIZOVAT? VŽDYŤ JE TO TAK SNADNÉ. ÚČETNÍM SE UVOLNÍ RUCE A MOHOU SE VĚNOVAT DŮLEŽITĚJŠÍ PRÁCI NEŽ PŘEPISOVÁNÍ A BĚHÁNÍM S DOKLADY PO FIRMĚ.“
„JAK TO UDĚLAT? ZAČNĚTE POUŽÍVAT DATARIOS!“
Se systémem Datarios zpracujete fakturu doslova na pár kliků a nikdy se Vám žádná neztratí.
Ve vstupní frontě aplikace Datarios uvidí obsluha došlou fakturu od Vašeho partnera. Na základě obsahu pošle fakturu schvalovatelům na schválení.
Schvalovatelé obdrží emailovou notifikaci o nutnosti schválení faktury. Schválení mohou provádět kdekoliv, i pomocí mobilního telefonu. K faktuře mohou doplnit další potřebné informace důležité pro účtování.
Když je doklad schválen, automaticky se vytěží a je předán účetní, která na jeden klik zaúčtuje doklad do účetního systému, a to včetně přílohy.
Automaticky se doklad zarchivuje, a to včetně digitální stopy jeho zpracování.
Pokud pracujete s opakujícími se doklady, Datarios je umí zpracovat bez nutnosti zásahu účetní. Všechny zmíněné kroky se dějí automaticky.
DOKLADY BUDOU S MINIMEM PRÁCE ZAÚČTOVÁNY A PŘEHLEDNĚ ULOŽENY V DIGITÁLNÍM ARCHÍVU, BEZ NUTNOSTI UVOLŇOVÁNÍ DALŠÍCH PROSTOR A S KOMPLETNÍ DIGITÁLNÍ STOPOU, VČETNĚ ORIGINÁLU A PŘÍLOH! VŠECHNY DOKLADY MOHOU BÝT OPATŘENY ČASOVÝM RAZÍTKEM. DOKLADY V ARCHIVU NALEZNETE NA PÁR KLIKŮ, ŽÁDNÉ LISTOVÁNÍ A PŘEHAZOVÁNÍ ŠANONŮ.