Proces přijetí dokladu nyní trvá jen pár hodin

Společnost Bioenergo – Komplex, s.r.o. je významnou českou firmou, sídlící v Polabí a je složena ze dvou výrobních celků: z lisovny olejnin, která vyrábí surový, filtrovaný řepkový olej a řepkové výlisky (expelery) a z elektrárny, která vyrábí elektrickou energii spalováním čisté biomasy. Firma je výrazně exportně zaměřená a zabývá se také obchodem se zemědělskými komoditami. Působí již řadu let na trhu, kde se postupně etablovala jako spolehlivý partner v oblasti výroby elektrické energie a dodávek zemědělských komodit pro široké použití. Se zvyšujícím se objemem přijatých dokladů začalo být ruční zpracování faktur časově náročné a administrativně zatěžující, což firmu vedlo k rozhodnutí automatizovat celý proces.

Po důkladném průzkumu trhu padla volba na systém Datarios, jakožto je to jediné řešení, které dokázalo hladce spolupracovat s jejich stávajícím ERP systémem Money S4. Systém Datarios firma používá již více než rok pro automatické vytěžování dat z přijatých faktur, jejich elektronické schvalování a digitální archivaci.

Implementace proběhla rychle – zavedli jsme centrální sběrný e-⁠mail, kam dodavatelé posílají své faktury, a Datarios z nich automaticky přečte všechny potřebné údaje. Každý doklad je pak obratem odeslán podle předem definovaných pravidel na odpovídající odpovědné osoby ke schválení v elektronické podobě. Schvalovatelé dostanou notifikaci e-⁠mailem a fakturu mohou zkontrolovat a odsouhlasit přes webové rozhraní nebo mobilní telefon – kdykoliv a odkudkoliv, i na služební cestě nebo z home office.

Není potřeba nic tisknout ani fyzicky obíhat kanceláře. Účetní oddělení má zároveň v reálném čase přehled o stavu každé faktury, ví, u koho se dokument právě nachází a může sledovat průběh celého procesu. Po finálním schválení se doklady automaticky zaúčtují do Money S4 a bezpečně se uloží v digitálním archivu (v systému Datarios i v ERP). Celý cyklus od přijetí až po zaúčtování a archivaci faktur tak nyní probíhá elektronicky, bez jediného listu papíru.