Účetní kancelář OPTIDA s. r. o. se stará o kompletní účetnictví třiceti firmám z regionu. Mezi její klienty patří farma s hotelem a restaurací, zážitková firma, obchod s květinami, výrobce nábytku nebo řemeslníci. Doklady od svých klientů dostávala většinou na poslední chvíli v papírové podobě různými kanály, které musely účetní pořizovat ručně.
Tím, že jde o účetní kancelář, klienti byli k novému systému zasílání dokladů trochu nedůvěřiví. Nicméně se ihned první měsíc podařilo šest klientů přesvědčit a oni začali doklady posílat elektronicky. Bylo tím dosaženo zavedení elektronické formy zasílání, průběžného zpracování dokladů a účetní nyní může doklady účtovat nezávisle na tom, kdy ji někdo doručí doklady fyzicky.
Další krokem digitalizace účetních procesů bude přesvědčit i zbývající klienty a připravit těžení dokladů a jejich automatické zaúčtování do systému Pohoda. Současně s tímto krokem bude zprovozněna i aplikace pro focení a zasílání účtenek.
„Ze začátku jsme měli obavy z toho, jak naše klienty přesvědčit, aby nám posílali doklady elektronicky. Po třech měsících používání systému Datarios si nedokážeme ani my, ani naši klienti představit, že bychom se vrátili ke starému způsobu zpracování dokladů“.
Digitální archivace
Bezchybné zaúčtování dokladů
Zrušení papírové agendy
Zrychlení zpracování dokladů