Dokonalý schvalovací proces podle našich potřeb

Společnost SMO a.s. se věnuje především stavební činnosti v pozemním stavitelství dopravních a inženýrských stavbách. Nabízí veškeré druhy výstavby, rekonstrukce a modernizace v oborech průmyslových staveb, občanské výstavby, inženýrské a ekologické výstavby, zemních prací, vč. hutnění, rekultivací a demolicí. Součástí skupiny SMO jsou i další dceřiné společnosti, které se zabývají různými obory.

Veškerá účetní agenda ve společnosti SMO byla v papírové podobě. Doklady se do společnosti dostávaly různými cestami. Někdy doklady vůbec nedorazily, někdy se duplikovaly a někdy zase nešly dohledat. Dalším velkým problémem bylo složité a zdlouhavé schvalování. Doklady se vždy musely vytisknout a absolvovat schvalovací kolečko, přes manažery projektů, stavbyvedoucí v terénu, až po vedoucí pracovníky ve skladech.

Všechny účetní doklady jsou již zpracovávány pomocí systému Datarios. Protože se tak děje digitálně a jedním kanálem, nedochází k jejich ztracení nebo duplicitám. Složité schvalování je prováděno pomocí webové aplikace odkudkoliv a kdykoliv. Účetní mají doklady na jednom místě a mohou velice efektivně pracovat. Výrazně se tak zrychlil provoz celého schvalování a zpracování účetních dokladů. Dalším problémem byla přefakturace mezi většinou společností ve skupině SMO. Ta se nyní provádí v digitální podobě, a přenos dokladů probíhá na jedno kliknutí, bez chyb a během několika jednotek minut.

Výsledkem implementace je celkové zefektivnění schvalování a zpracování přibližně 600 účetních dokladů měsíčně. Ve schvalovacím procesu je použito více než 50 různých schvalovacích cest a probíhá z různých míst, např. z kanceláře, z terénu, na stavbě nebo ve skladu. Zápis se provádí do účetního systému Money S5, a to včetně originálu dokladů a dalších příloh, které přicházejí do emailové schránky a jsou pomocí systému Datarios schvalovány a účtovány.