Tisíc sto faktur měsíčně a každá na papíře. ČEZ Energetické produkty, s.r.o. zpracovávají vedlejší energetické produkty z elektráren skupiny ČEZ. Přijatá faktura se vytiskla, oběhla schvalovatele, znovu naskenovala a založila do šanonu. Schválení trvalo dny a dohledat starší doklad bylo skoro nemožné.
Předtím a potom
Předtím
Každý doklad vytisknout, nechat podepsat, naskenovat, založit — a znovu, když se něco změnilo.
Schválení faktury trvalo několik dní; nikdo neviděl, kde zrovna leží.
Zpracování dokladů zabralo 160 hodin měsíčně, jeden doklad stál 53,53 Kč.
Se systémem Datarios
Bez tisku, skenování a šanonů
90 h
rutinní práce ušetřeno měsíčně
32,13 Kč
náklad na doklad místo 53,53 Kč
Každý doklad dohledatelný za vteřinu
Faktura se schvaluje v systému Datarios odkudkoli — z kanceláře, z auta, z domova — a systém ukáže, u koho právě je. Archiv je digitální včetně příloh.
„Se systémem Datarios přesně víme, kde se doklady nachází, a můžeme je schvalovat, odkudkoliv potřebujeme. Zaměstnancům, kteří jen skenovali faktury, jsme tak mohli dát kvalifikovanější práci. Celý proces se zrychlil a zefektivnil. Rozhodně proto počítáme s tím, že budeme v širší implementaci systému Datarios pokračovat i v dalších letech.“
Jak to proběhlo
Analýza schvalování. Podle ní jsme nastavili schvalovací scénáře: kdo, co a do jaké částky. Schválení dokladu se zkrátilo z několika dní na pár minut.
Bezpapírový oběh. Doklady přicházejí e-mailem rovnou do systému Datarios; nic se netiskne ani neskenuje, archiv je digitální.
Nejdřív schvalování, vytěžování později. Datarios v ČEZ EP zatím běží bez automatického vytěžování — a přesto ušetřil 90 hodin měsíčně. Lidé, kteří dřív jen skenovali, dělají kvalifikovanější práci.
Kolik to stojí a co to vrátí
Průměrná mzda účetní 57 442 Kč měsíčně včetně odvodů (platy.cz) je 5,98 Kč za minutu práce; archivace a skartace stojí 0,30 Kč na doklad.
| Práce s dokladem | Ruční zpracování | Datarios | ||
|---|---|---|---|---|
| Čas lidské práce | Náklad | Čas lidské práce | Náklad | |
| Vytištění faktury | 0,7 min | 4,19 Kč | – | – |
| Náklady na tisk | – | 1,20 Kč | – | – |
| Schválení faktury | 2,3 min | 13,75 Kč | 0,4 min | 2,39 Kč |
| Zaúčtování v účetním systému | 3,1 min | 18,54 Kč | 3,1 min | 18,54 Kč |
| Doplnění účetních informací | 0,4 min | 2,39 Kč | – | – |
| Oskenování faktury | 0,8 min | 4,78 Kč | – | – |
| Vložení přílohy do účetního systému | 1 min | 5,98 Kč | 0,2 min | 1,20 Kč |
| Založení do šanonu | 0,4 min | 2,39 Kč | – | – |
| Cena na archivaci na 10 let | – | 0,30 Kč | – | – |
| Poplatek za Datarios | – | – | – | 10,00 Kč |
| Celkový náklad na zpracování dokladu | 8,7 min | 53,53 Kč | 3,7 min | 32,13 Kč |
| Práce s dokladem | Ruční zpracování | Datarios |
|---|---|---|
| Vytištění faktury | 0,7 min | – |
| Náklady na tisk | – | – |
| Schválení faktury | 2,3 min | 0,4 min |
| Zaúčtování v účetním systému | 3,1 min | 3,1 min |
| Doplnění účetních informací | 0,4 min | – |
| Oskenování faktury | 0,8 min | – |
| Vložení přílohy do účetního systému | 1 min | 0,2 min |
| Založení do šanonu | 0,4 min | – |
| Cena na archivaci na 10 let | – | – |
| Poplatek za Datarios | – | – |
| Celkový náklad na zpracování dokladu | 8,7 min | 3,7 min |
| Práce s dokladem | Ruční zpracování | Datarios |
|---|---|---|
| Vytištění faktury | 4,19 Kč | – |
| Náklady na tisk | 1,20 Kč | – |
| Schválení faktury | 13,75 Kč | 2,39 Kč |
| Zaúčtování v účetním systému | 18,54 Kč | 18,54 Kč |
| Doplnění účetních informací | 2,39 Kč | – |
| Oskenování faktury | 4,78 Kč | – |
| Vložení přílohy do účetního systému | 5,98 Kč | 1,20 Kč |
| Založení do šanonu | 2,39 Kč | – |
| Cena na archivaci na 10 let | 0,30 Kč | – |
| Poplatek za Datarios | – | 10,00 Kč |
| Celkový náklad na zpracování dokladu | 53,53 Kč | 32,13 Kč |
Poplatek za Datarios je podle rozsahu služby: u ČEZ EP jen schvalování a archiv, bez vytěžování.
Náklad na doklad klesl z 53,53 Kč na 32,13 Kč a práce z 8,7 minuty na 3,7 minuty — při 1 100 dokladech měsíčně je to téměř 300 000 Kč ročně.
- Zpracování se systémem Datarios
- Ruční zpracování
| Roky | Zpracování se systémem Datarios | Ruční zpracování |
|---|---|---|
| 0 | 0 Kč | 0 Kč |
| 1 | 426 000 Kč | 706 000 Kč |
| 2 | 852 000 Kč | 1 412 000 Kč |
| 3 | 1 278 000 Kč | 2 118 000 Kč |
| 4 | 1 704 000 Kč | 2 824 000 Kč |
| 5 | 2 130 000 Kč | 3 530 000 Kč |
Čas strávený doklady: ze 160 hodin měsíčně na 73 — a to bez vytěžování.
| Kategorie | Hodin měsíčně |
|---|---|
| Zpracování dokladů se systémem Datarios | 73 h |
| Ruční zpracování dokladů | 160 h |
Schvalujete faktury na papíře?
Tisk, podpis, sken, šanon — pokud to znáte, je to stejná situace, jakou měl ČEZ EP. Za třicet minut online uvidíte bezpapírové schvalování na dokladech, jaké dostáváte vy.