Stavební firma, 900 faktur měsíčně, jedna účetní. FK Bau, a.s. staví od roku 2002 vodovody, kanalizace a plynovody — a každý měsíc jí od dodavatelů přijde e-mailem přes devět set faktur s přílohami. Donedávna je účetní jednu po druhé přepisovala do Pohody.
Předtím a potom
Předtím
Každou fakturu účetní ručně přepsala do Pohody a k ní přiložila naskenovanou přílohu.
Zpracování dokladů zabralo 93 hodin měsíčně — víc než polovinu úvazku.
Jeden doklad stál 38,58 Kč a 6,2 minuty práce; archiv byl v šanonech.
Se systémem Datarios
100 %
přesnost vytěžení
3 h
práce účetní měsíčně — dohled, ne přepisování
19,20 Kč
náklad na doklad, s přílohou v archivu
Naprosto
bez papíru a šanonů
Faktura přijde e-mailem, Datarios ji vytěží, vybere účetní šablonu a zapíše do Pohody i s přílohami. Účetní se dívá na hotové zaúčtování, ne na prázdný formulář.
„Díky Datarios má naše společnost FK Bau, a.s. výrazné snížení časové náročnosti na manuální zpracování, třídění a ruční zadávání dokumentů. Zamezuje chybovosti, kdy systém kontroluje správnost vytěžených dat oproti fyzické faktuře.“
Jak to proběhlo
Analýza. Prošli jsme tok dokladů, IT prostředí i účetní postupy FK Bau a navrhli řešení, které jsme spolu odladili.
Nejčastější doklady napřed. Účetní vytipovala opakující se faktury — ty se vytěžovaly a účtovaly automaticky jako první, další dodavatele jsme přidávali postupně.
Plný automat. Data z PDF se vytěžují se 100% přesností, Datarios sám vybere předkontaci a doklad zapíše do Pohody včetně originálu a příloh.
Konec kontrol. Protože vytěžení je přesné, odpadlo i přepočítávání a dohledávání — účetní dnes jen dohlíží.
Kolik to stojí a co to vrátí
Počítali jsme poctivě s průměrnou mzdou účetní 57 442 Kč měsíčně včetně odvodů (platy.cz), tedy 5,98 Kč za minutu práce, a s 0,30 Kč za archivaci a skartaci každého dokladu. Na straně systému Datarios je v ceně vytěžení i zaúčtování dokladu včetně příloh.
| Práce s dokladem | Ruční zpracování | Datarios | ||
|---|---|---|---|---|
| Čas lidské práce | Náklad | Čas lidské práce | Náklad | |
| Vytištění faktury a příloh | 1 min | 5,98 Kč | – | – |
| Náklady na tisk | – | 1,20 Kč | – | – |
| Zaúčtování v účetním systému | 3,5 min | 20,93 Kč | – | – |
| Doplnění účetních informací | 0,5 min | 2,99 Kč | – | – |
| Založení do šanonu včetně příloh | 1,2 min | 7,18 Kč | – | – |
| Cena na archivaci na 10 let | – | 0,30 Kč | – | – |
| Výběr šablony a spuštění importu | – | – | 0,2 min | 1,20 Kč |
| Poplatek za Datarios | – | – | – | 18 Kč |
| Celkový náklad na zpracování dokladu | 6,2 min | 38,58 Kč | 0,2 min | 19,20 Kč |
| Práce s dokladem | Ruční zpracování | Datarios |
|---|---|---|
| Vytištění faktury a příloh | 1 min | – |
| Náklady na tisk | – | – |
| Zaúčtování v účetním systému | 3,5 min | – |
| Doplnění účetních informací | 0,5 min | – |
| Založení do šanonu včetně příloh | 1,2 min | – |
| Cena na archivaci na 10 let | – | – |
| Výběr šablony a spuštění importu | – | 0,2 min |
| Poplatek za Datarios | – | – |
| Celkový náklad na zpracování dokladu | 6,2 min | 0,2 min |
| Práce s dokladem | Ruční zpracování | Datarios |
|---|---|---|
| Vytištění faktury a příloh | 5,98 Kč | – |
| Náklady na tisk | 1,20 Kč | – |
| Zaúčtování v účetním systému | 20,93 Kč | – |
| Doplnění účetních informací | 2,99 Kč | – |
| Založení do šanonu včetně příloh | 7,18 Kč | – |
| Cena na archivaci na 10 let | 0,30 Kč | – |
| Výběr šablony a spuštění importu | – | 1,20 Kč |
| Poplatek za Datarios | – | 18 Kč |
| Celkový náklad na zpracování dokladu | 38,58 Kč | 19,20 Kč |
Poplatek za Datarios je podle rozsahu služby: u FK Bau vytěžení, schvalování, zaúčtování i archiv.
Náklad na doklad klesl z 38,58 Kč na 19,20 Kč, práce z 6,2 minuty na 0,2 minuty — účetní jen odklikne, co Datarios připravil.
- Zpracování se systémem Datarios
- Ruční zpracování
| Roky | Zpracování se systémem Datarios | Ruční zpracování |
|---|---|---|
| 0 | 60 000 Kč | 0 Kč |
| 1 | 254 000 Kč | 416 000 Kč |
| 2 | 448 000 Kč | 832 000 Kč |
| 3 | 642 000 Kč | 1 248 000 Kč |
| 4 | 836 000 Kč | 1 664 000 Kč |
| 5 | 1 030 000 Kč | 2 080 000 Kč |
Čas účetní strávený doklady: z 93 hodin měsíčně na 3.
| Kategorie | Hodin měsíčně |
|---|---|
| Zpracování dokladů se systémem Datarios | 3 h |
| Ruční zpracování dokladů | 93 h |
Sedí to i na vás?
Stejně to vypadá všude, kde chodí stovky faktur e-mailem a někdo je přepisuje do účetnictví — v Pohodě, Money, Heliosu i jinde. Za třicet minut online uvidíte, jak Datarios vytěží, nechá schválit a zaúčtuje doklady, jaké dostáváte vy.