Archiv dokladů je zpoplatněna služba, která slouží k dokazování skutečností jako je:

• • Kdy byl doklad přijat do systému.
  • Kdo doklad vystavil
  • Kdo a kdy doklad zpracoval, schválil, importoval… v rámci systému Datarios.
  • Neměnnost dokladů.

Do Archivu jsou zařazeny doklady přiřazením scénáře.

Všechny typy dokladů jsou automaticky systémem převedeny na formát PDF.

Práva archivu

Přístup do archivu je řízen uživatelskými právy.

Práce s Archivem

Pro práci s Archivem slouží sekce ARCHIV

Sekce obsahuje dvě menu:

Archiv – zobrazování záznamů v archívu a tvorbu balíčku.

Balíčky – správa balíčku pro exportování.

Nastavení chování Archivu

Pokud je archív jednou zapnut, je přístupný napořád. Jde ho ale pozastavit.

Pozastavení/Aktivace Archívu

Pokud je archív pozastavený, tak se nevkládají nové doklady do archívu. Všechny ostatní funkce archivu jsou aktivní.

Při aktivaci archivu a uložení nastavení je uživatel upozorněn, že se jedná a zpoplatněnou službu a zda si opravdu přeje archiv zapnout.

Archiv zobrazení dat

Seznam souborů

Každý uživatel si má možnost nastavit, které sloupce chce zobrazit. Zobrazen může být minimálně jeden sloupec a maximálně N sloupců.

Filtr pro vyhledání a zobrazení záznamů

Filtr má právě tolik polí, kolik je zobrazených sloupců. Filtr se zapíná pomocí šipky vedle vyhledávacího pole. Vyhledávací pole Hledat slouží k fulltext vyhledávání.

Upozornění: Filtr pracuje pouze nad hlavními záznamy, ne nad přílohami.

Zobrazení Informací/Zaúčtování a Historie záznamů.
Jsou doplněny systémem (archivem) nebo zpracováním záznamu.

Vlastní zobrazení je umožněno u konkrétního záznamu pomocí tlačítka Detail.

V detailu dokladu je dále možné zobrazit základní Informace, informace o Zaúčtování a Historii zpracování.

Zobrazení historie záznamů

Historie záznamů slouží jako log toho, co, kdo a kdy s dokumentem udělal. Jedná se o kompletní historii (košilku) co se dokladem dělo v rámci Datariosu od vstupu do archivu až po ukončení zaúčtováním (zamítnutím).

Ikona na řádku značí, kterým systémem byla akce provedena.

Zobrazení historie záznamů

Historie záznamů slouží jako log toho, co, kdo a kdy s dokumentem udělal. Jedná se o kompletní historii (košilku) co se dokladem dělo v rámci Datariosu od vstupu do archivu až po ukončení zaúčtováním (zamítnutím).

Ikona na řádku značí, kterým systémem byla akce provedena.

Tvorba balíčku

Tvorba balíčku je jedna z nejdůležitějších funkcí archivu. Umožnuje  prokazování skutečností.

Doklady pro balíček

Pomocí filtru v přehledu souborů vyfiltrujte data, které chcete exportovat. Můžete použít fulltext nebo filtr. Pro načtení dokladů na základě zadaného filtru klikněte na Hledat. Potom klikněte na tlačítko Vytvořit balíček.

Nastavení balíčku

V sekci parametry balíčku jsou vypsané hodny z filtru, které byly použity pro vyhledávání balíčku.

Dále se tyto parametry budou zobrazovat i v zobrazení seznamu balíčku.

Zahrnutí příloh do balíčku

Do balíčku můžete zahrnout přílohy. Checkbox pro zahrnutí příloh je implicitně zaškrtnutý. Pokud tedy nechcete přílohy do balíčku zahrnovat, musíte checkbox odškrtnout.

Platnost balíčku

Platnost balíčku je automaticky nastavena na dva měsíce od data jeho vytvoření. Je to datum, do kterého je daný balíček platný. Tzn. do kterého data jde balíček stáhnout.

Systém umožňuje i posunutí termínu platnosti balíčku do budoucna a to až na dobu šesti měsíců od data jeho vytvoření.

Příjemci balíčku

V příjemcích jdou nastavit osoby, které budou mít k balíčku přístup.

Na zadanou emailovou adresu přijde příjemci link, ke stažení balíčku a na zadaný mobil PIN k jeho otevření.

Bezpečnost balíčku je zajištěna dvěma způsoby:

• Odkazem, který jde na email (každý uživatel má jiný link (token)).
• PIN, který jde na telefon. Pin mají všichni uživatelé stejný.

Po vyplnění všech polí klikněte na ikonu Vytvořit balíček

Všechny soubory se komprimují do jednoho ZIP balíčku. Pro jeho otevření je nutné zadat PIN, který přijde příjemci v SMSce.

Opětovné odeslání PIN a Odkazu na balíček

Po vytvoření balíčku systém umožňuje znovuodeslání Pin pomocí ikony klíče a  znovuodeslat odkaz na balíček vybranému příjemci pomocí ikony sponka.

Kopírování odkazu na balíček umožní ikona listu papíru.

Přidání dalšího příjemce k již vytvořenému balíčku

K již vytvořenému balíčku lze přidat další příjemce a to stejným způsobem jako při zadávání příjemců při vlastní tvorbě balíčku

Zrušení vytváření balíčku

Během vytváření balíčku je možnost pomocí ikony křížku zrušit jeho vytváření.

Náhled na balíčky

Filtr pro vyhledání a zobrazení balíčků
Filtr se zapíná pomocí šipky vedle vyhledávacího pole. Vyhledávací pole Hledat slouží k fulltext vyhledávání.

Stavy balíčků

Stav balíčku – může nabývat hodnot: vytváření, připraveno, exspirováno, zrušeno

Zobrazení konkrétního balíčku

Detail každého balíčku lze zobrazit pomocí ikony očička na řádku vybraného balíčku

Reaktivace/Expirace/posunutí platnosti balíčku

Reaktivace
Balíček jde po dobu 1 měsíce od expirace znovu aktivovat (dát ze stavu exspirováno do připraveno). Po jednom měsíci je balíček smazán z úložiště.

Expirace
Platnost balíčku lze ukončit ještě před jeho expirací.

Platnost balíčku
Platnost balíčku lze posunout ještě před jeho expirací. Po expiraci jenom reaktivovat.

Stažení balíčku/Informací o balíčku přímo ve webové aplikaci Datarios

Již vytvořený balíček má uživatel možnost stáhnout přímo v aplikaci Datarios na vybraném balíčku pomocí ikony šipky.

Informace o balíčku lze stáhnout pomocí ikony se symbolem „i“