Chyba ve faktuře nemusí být jen překlep. Může jít o duplicitně zaevidovaný doklad, nesprávný bankovní účet, částku, která nesouhlasí s objednávkou, nebo chybné přiřazení ke středisku. Pokud se problém odhalí pozdě, účetní se musí k dokladu vracet a hledat, kde vznikl.
Datarios proto vytěžená data automaticky kontroluje a validuje ještě před jejich zápisem do účetního systému. Klient nemusí procházet každý běžný doklad ani se starat o správnost vytěžení. Případné nesrovnalosti přebírá Dispečink vytěžování a uživateli se předává jen situace, která skutečně vyžaduje jeho rozhodnutí.
Stručně:
Datarios za klienta ověřuje, zda jsou data z faktur úplná, správná a v souladu s nastavenými pravidly. Běžné doklady zpracuje automaticky, nesrovnalosti řeší Dispečink a ověřená data předá do účetního systému.
Co znamená validace dat z faktur
Vytěžování faktur převádí údaje z dokumentu do strukturovaných polí. Systém rozpozná například dodavatele, číslo dokladu, datum, částku, DPH, měnu nebo variabilní symbol.
V systému Datarios na vytěžení automaticky navazuje validace. Systém ověří, zda získané hodnoty dávají smysl a odpovídají pravidlům nastaveným pro konkrétní firmu. Správně přečtená hodnota totiž může být stále chybná: částka může patřit k jiné objednávce, údaj nemusí odpovídat firemnímu číselníku nebo už mohl být doklad jednou zpracován.
Rozsah kontrol se připraví při implementaci podle účetní metodiky, dostupných dat a napojení na účetní nebo ERP systém. Klient tak nemusí validační postup provádět u každé faktury znovu.
Jaké chyby Datarios hlídá
Chybějící nebo nečitelný údaj, například číslo dokladu, datum, měna nebo bankovní účet.
Chyba v částce, sazbě DPH, desetinné čárce nebo variabilním symbolu.
Neshoda mezi součtem položek, základem daně, DPH a celkovou částkou.
Neznámý dodavatel, změněný bankovní účet nebo nesprávné přiřazení ke středisku či zakázce.
Rozdíl mezi fakturou, objednávkou, příjemkou nebo smlouvou.
Duplicitní doklad, který dorazil více kanály nebo pod jiným názvem souboru.
U standardního dokladu proběhnou nastavené kontroly bez zásahu klienta. Datarios odliší běžnou fakturu od výjimky a přesně označí, co je potřeba řešit. Účetní tak nemusí znovu kontrolovat celý dokument.
Jak Datarios kontroluje faktury za vás
1. Automaticky převezme doklad
Datarios přijímá doklady z nastavené e-mailové schránky, cloudového úložiště nebo mobilní aplikace. Příjem dokladů tak může probíhat bez ručního přeposílání a nahrávání souborů. Doklad se bezpečně dostane rovnou do dalšího zpracování.
2. Vytěží a ověří klíčové údaje
Systém z faktury získá dodavatele, číslo dokladu, data, částky, DPH, měnu, variabilní symbol i další potřebná pole. Vytěžená data automaticky kontroluje pomocí algoritmů. Klient nemusí údaje přepisovat ani kontrolovat každé pole ručně.
Datarios současně pracuje s připravenými vzory a pravidly pro konkrétní typy dokladů. Klient proto nemusí vytěžovací systém sám učit ani opravovat opakující se faktury.
3. Provede obsahové a logické kontroly
Datarios podle nastavených pravidel ověřuje vztahy mezi jednotlivými hodnotami. Může hlídat například soulad položek s celkovou částkou, návaznost dat, měnu, režim DPH nebo povinná pole. Kontroly se přizpůsobí typu dokladu a účetní metodice firmy.
4. Porovná doklad s firemními pravidly
Podle dostupných dat a typu integrace lze doklad porovnat s kartou dodavatele, objednávkou, střediskem, projektem, zakázkou nebo připravenou zaúčtovací šablonou. Datarios díky tomu neověřuje jen čitelnost faktury, ale také její zařazení do konkrétního procesu firmy.
5. Zachytí nesrovnalosti a předá je Dispečinku
Pokud data neprojdou kontrolou nebo si systém není jistý, doklad se nezapíše bez povšimnutí. Nesrovnalost přebírá Dispečink vytěžování, který monitoruje průchod každého dokladu a řeší problémy s vytěženými daty. Klientovi se předá pouze výjimka vyžadující jeho obchodní nebo účetní rozhodnutí.
6. Zapíše ověřená data do účetního systému
Po validaci Datarios zapíše ověřená data přímo do účetního nebo ERP systému podle předem nastavených pravidel. Přímá integrace omezuje ruční zadávání a hlídá návaznost na originál dokladu, přílohy i historii jeho zpracování. U podporovaných scénářů může zachovat také vazbu na sklady nebo vydané objednávky.
Když Datarios najde nesrovnalost
Klient nemusí hledat chybu v technickém logu ani znovu porovnávat celý doklad. Datarios označí konkrétní problém a zajistí, aby výjimka měla jasný další krok.
Nesrovnalosti při vytěžení řeší Dispečink vytěžování.
Doklad se bez ověření neposune do účetního systému.
Uživatel dostane jen výjimku, ke které je potřeba firemní kontext nebo schválení.
Průchod dokladu i provedené kroky zůstávají dohledatelné.
Co klient díky systému Datarios nemusí dělat
ručně přeposílat a nahrávat faktury z nastavených zdrojů,
přepisovat údaje z dokladů do účetního systému,
kontrolovat každé vytěžené pole u běžných faktur,
hledat a opravovat nesrovnalosti vzniklé při vytěžení,
učit vytěžovací stroj opakující se doklady,
ručně zapisovat ověřená data do napojeného účetního systému.
Účetní se díky tomu soustředí na neobvyklé transakce a rozhodnutí, u kterých je potřeba znalost souvislostí. Rutinní kontrolu a zpracování běžných faktur přebírá Datarios.
Pravidla se nastaví jednou, Datarios je používá u každého dokladu
Při implementaci se společně nastaví zdroje dokladů, účetní pravidla, schvalovací scénáře, zaúčtovací šablony a napojení na účetní systém. Datarios pak tato pravidla používá automaticky při zpracování dalších faktur.
Klient nemusí sestavovat technickou validační matici ani průběžně obsluhovat vytěžovací model. Dodá potřebný účetní a obchodní kontext; konfiguraci procesu a péči o správnost vytěžování zajišťuje Datarios.
Často kladené otázky
Jaký je rozdíl mezi vytěžením a validací faktury?
Vytěžení převede obsah dokumentu do datových polí. Validace ověří jejich úplnost, logiku a shodu s nastavenými pravidly. V systému Datarios oba kroky probíhají jako součást jednoho automatizovaného procesu.
Může automatická kontrola nahradit účetní?
Nenahrazuje odborné rozhodování, ale přebírá rutinní kontroly. Účetní se zapojí jen u výjimky, která vyžaduje znalost firemního nebo účetního kontextu.
Jak systém pozná duplicitní fakturu?
Datarios může podle nastavených pravidel porovnávat více údajů současně, například dodavatele, číslo faktury, částku, datum nebo variabilní symbol. Podezřelý doklad označí jako výjimku, aby nepokračoval bez kontroly.
Lze kontrolovat také zahraniční faktury?
Ano. Datarios podporuje také zahraniční doklady. Při nastavení zohlední potřebné údaje, jazyk, měnu i způsob zápisu do účetního systému, aby se klient nemusel vracet k ručnímu zpracování.
Méně oprav, více jistoty
Datarios propojuje automatický příjem dokladů, vytěžování, kontrolu, validaci, schvalování, zápis do účetního systému a archivaci. Klient se nemusí starat o každodenní kontrolu běžných faktur a účetní mají přehled jen o případech, které skutečně potřebují jejich péči.
Chcete zjistit, které kontroly může Datarios převzít ve vašem procesu? Při nezávazné konzultaci lze projít tok dokladů, nejčastější výjimky a možnosti bezpečné automatizace. Domluvit nezávaznou konzultaci