Schvalování faktur nebývá ve firmách ten nejrychlejší proces. Faktury přicházejí e-mailem, do datové schránky, jako PDF příloha nebo papírově. Někdo je přepošle dál, někdo je vytiskne, někdo čeká na potvrzení od kolegy a účetní mezitím hlídá splatnost. Výsledek je stejný: zdržení, nejasnosti a zbytečný tlak na lidi, kteří mají dělat důležitější práci než dohledávat, kde se doklad právě zasekl.
Dobrá zpráva je, že zrychlit schvalování faktur neznamená udělat ve firmě revoluci. Ve většině případů stačí upravit několik klíčových míst v procesu. Když nastavíte jasný workflow, digitalizujete předávání dokladů a omezíte ruční kroky, oběh účetních dokladů se výrazně zrychlí.
Náš TIP:
Nejjednodušší cesta, jak zrychlit schvalování faktur, je celkem jednoduchá. Musíte sjednotit příjem dokladů, určit jasná pravidla schvalování, nahradit přeposílání e-mailů elektronickým workflow, hlídat termíny automaticky a propojit schvalování s účetním systémem. Když firma odstraní nejasné kompetence a ruční přepisování údajů, zkrátí se doba schválení i počet chyb.
Pomalé schvalování faktur obvykle nevzniká proto, že by lidé nechtěli spolupracovat. Častěji je problém v tom, že proces není jasně a srozumitelně nastavený.
Typický scénář vypadá takto:
Práce tímto postupem je pomalá, nepřehledná a těžko se kontroluje. Když nastane situace a vedení potřebuje zjistit, proč nebyla faktura uhrazená včas. Musí se prokousat celým proces zpětně a dohledávat kde se faktura zasekla.
První krok není složitý: všechny přijaté faktury musí vstupovat do procesu stejným způsobem.
Při příjmu dokladů nastává problém, kdy některé příjdou na obchod, některé na recepci, část k účetní a část si nechávají vedoucí v e-mailu. Tento proces se bude vždy zadrhávat. Jedno vstupní místo dává firmě pořádek už od začátku.
V praxi to znamená, že:
Právě tady začíná digitalizace faktur. Nejde jen o to mít dokument v PDF. Jde o to, aby se s ním dalo dál pracovat bez ručního přeposílání a dohledávání.
Není-li jasné kdo má fakturu schválit, začíná zdržení celého procesu.
Dobře nastavené schvalování faktur stojí na třech jednoduchých otázkách:
Užitečné je nastavit i limity. Například:
Díky tomu se z procesu stane skutečné workflow. Nestane se z toho improvizace podle aktuální situace.
Jestli schvalování faktur ve firmě stále běží stylem „přepošli to dál a napiš, až to bude“, je skoro jisté, že se část dokladů zdržuje zbytečně.
Elektronické schvalování faktur přináší tři zásadní výhody:
To je rozdíl oproti e-mailům, kde se informace tříští mezi více lidí a verzí. Jakmile je workflow nastavené v systému, firma získá přehled i kontrolu zároveň.
Velký přínos je také v tom, že se proces nehroutí při změně lidí. Když někdo odejde, nenaruší se tím schvalovací proces, protože celá logika není uložená jen v jeho hlavě nebo ve starých zprávách.
Další slabé místo bývá v hlídání splatnosti. Účetní často dohání problém až ve chvíli, kdy se faktura blíží k termínu úhrady. To už bývá pozdě.
Správně nastavený proces má termíny zabudované přímo v sobě:
Tohle je jeden z nejrychlejších způsobů, jak zkrátit dobu schválení bez navyšování kapacit. Lidé nezačnou pracovat rychleji jen proto, že si to firma přeje. Začnou reagovat rychleji, když mají jasné úkoly, termíny a upozornění.
Schválená faktura by neměla končit jako e-mailová informace typu „už je to v pořádku“. Měla by plynule pokračovat do účetnictví.
Právě tady dává smysl propojení schvalování faktur s účetním systémem. Jakmile se schválený doklad automaticky předá dál, odpadá ruční přepisování a snižuje se chybovost.
Výhody jsou zřejmé:
Pokud na tento krok naváže i automatické zpracování faktur, proces se ještě víc zrychlí. Účetní se pak nevěnuje rutinnímu přepisování, ale kontrole a řešení výjimek.
Funkční proces poznáte podle toho, že se firmě uleví v těchto konkrétních bodech:
Můžeme to říct i takto: firma nezíská jen rychlost. Získá i větší jistotu, že proces běží správně a dá se kdykoli zkontrolovat.
Hodně firem se snaží problém řešit, ale narazí na jednu z těchto chyb:
„Necháme to na lidech, oni si to mezi sebou pošlou, ví co mají dělat“
Bez jasného workflow vzniká chaos. Co není v procesu, to se ztrácí v komunikaci.
„Stačí nám tabulka v Excelu“
Tabulka může pomoci s přehledem, ale sama o sobě neřídí schvalování, neposílá notifikace ani nehlídá odpovědnosti.
„Nejdřív to schválíme ručně, digitalizaci uděláme později“
Právě ruční předávání bývá největší brzda. Digitalizace faktur dává smysl od začátku procesu, ne až na jeho konci.
„Účetní si to nějak pohlídá“
Účetní nemá být dispečer, který urgencemi drží celý proces pohromadě. Dobře nastavený systém má hlídat workflow sám.
Když je schvalování pomalé, frustrace dopadá na více lidí najednou. Vedení nemá přehled, schvalovatelé reagují pozdě, účetní dohání termíny a dodavatelé čekají na úhradu. Přitom ve většině firem nejde o jeden velký problém, ale o několik drobných zdržení, která se sčítají.
Právě proto funguje postup nastavený po jednotlivých krocích:
Takový postup přináší rychlejší oběh účetních dokladů, méně chyb a větší klid pro účetní i management.
Schvalování faktur ve firmě nemusí být zdlouhavé ani nepřehledné. Pokud má firma jasný proces, elektronické schvalování faktur a návaznost na účetnictví, dokáže výrazně zkrátit čas zpracování i snížit administrativní zátěž. Datarios pomáhá celý proces zjednodušit.
Čím méně ručních kroků, tím rychlejší workflow. A čím jasnější pravidla, tím menší závislost na tom, kdo je právě v kanceláři.
Co je workflow schvalování faktur?
Workflow schvalování faktur je postup, který určuje, kudy faktura ve firmě prochází. Určuje kdo ji kontroluje, kdo ji schvaluje a kdy se předává do účetnictví.
Jak funguje elektronické schvalování faktur?
Elektronické schvalování faktur převádí celý proces do systému. Faktura se přiřadí správným lidem, hlídají se termíny a je vidět, v jaké fázi se doklad nachází.
Kde firmy při schvalování faktur nejčastěji ztrácí čas?
Nejčastěji při ručním přeposílání dokladů, nejasně nastavených odpovědnostech, chybějící zastupitelnosti a opožděném předávání do účetnictví.
Má automatické zpracování faktur smysl i pro menší firmu?
Ano, protože i menší firma může výrazně ušetřit čas, pokud odstraní ruční opisování údajů, dohledávání schválení a opakované urgence.
