Přehled Workflow záznamů se nachází na webové aplikaci Datarios v menu Vstupní fronta (1) pod odpovídajícími záložkami (Nezpracované, Zpracované, Zamítnuté a Koš).
Perzistentní filtr umožňuje uživateli si přednastavit a uložit konkrétní filtrování Vstupní fronty.
V menu Nastavení (1), záložce Workflow (2), Vstupní fronta (3) klikněte na tlačítko Nový (4).
Vyplňte název perzistentního filtru (1) a přidejte skupinu podmínek (2).
Nastavte podmínky potřebné pro filtr a klikněte na tlačítko Uložit.
Po uložení nastavení perzistentního filtru jej můžete aktivovat v menu Vstupní fronta (1), záložka Nezpracované (2). Otevřete nastavení filtru (3).
Vyberte požadovaný perzistentní filtr (1) a aktivujte jej (2). Klikněte na tlačítko Hledat (3).
Aktivovaný perzistentní filtr je ve Vstupní frontě reprezentován oranžovou ikonkou filtru, pomocí níž lze perzistentní filtr v případě potřeby deaktivovat.
Pokud se doklady pro jednu fakturu nalézají ve více záznamech (např. přišly ve více emailech), je možné je před zpracováním sloučit v menu Vstupní fronta (1), záložka Nezpracované (2). Přehled dokladů připravených ke sloučení naleznete pod ikonkou slučování (3).
Pro přidání dokladu ke sloučení nejdříve rozklikněte záznam a pak vybraný doklad přidejte kliknutím na ikonku sloučení.
Ikonka slučování (1) indikuje počet dokladů připravených v přehledu, kliknutím se zobrazí detailní přehled. Vyprázdnění přehledu provedete tlačítkem Odstranit vše (2).
Nežádoucí doklady lze z přehledu odstranit ikonkou “-” (1).
Sloučení dokladů do jednoho záznamu provedete kliknutím na tlačítko Sloučit (2).
Po provedení jsou záznamy doplněny o informaci o sloučení (1).
Zrušení sloučení (a navrácení do původního stavu) provedete ikonkou Oddělit (2).
Zařazením do zpracování se záznam přesune ve Vstupní frontě do záložky Zpracované a po dokončení všech kroků přiřazeného scénáře je synchronizován do desktopové aplikace Datarios.
Nezpracovaný záznam zařadíte ke zpracování tak, že jej nejdříve rozkliknete na jednotlivé doklady a pak kliknete na šipečku (1), případně v náhledu faktury kliknete na tlačítko Zpracovat (2).
V dalším kroku k záznamu přiřadíte předem definovaný scénář (1), např. schvalování či uložení na disk. Volitelně lze k seznamu doplnit poznámky a popis.
Má-li scénář nadefinované schvalování, je po jeho přiřazení zobrazen průchod dokladu schvalováním(2).
Jsou-li součástí nastavení zvoleného scénáře kontrolingové proměnné (3) (např. Středisko, Zakázka, Smlouva), je nutné jejich vyplnění, jinak se scénář nespustí.
Kliknutím na tlačítko Spustit scénář (4) záznam předáte ke zpracování.
Pro automatické zařazení záznamu ke zpracování je třeba mít nastavený scénář.
Přehled scénářů se nachází v menu Nastavení (1), záložka Workflow (2), Scénáře (3).
Nový scénář vytvoříte tlačítkem Nový (4).
Pojmenujte scénář v poli Název (1) a zvolte umístění scénáře (2).
Tlačítkem Uložit (3) vytvoříte scénář. Znovu jej otevřete ze seznamu scénářů.
V záložce Aut. přiřazení scénáře (1) zaškrtněte Automatické přiřazení scénáře pomocí filtru (2).
Vyberte zdroj záznamu (3):
Tlačítkem přidat skupinu podmínek (5) dostanete k dispozici nastavení jedné nebo více podmínek, kterými můžete blíže specifikovat záznamy, které by měly mít tento scénář přiřazeny.
Zaškrtněte přepínač Automatické zařazení do zpracování (6).
Tlačítkem Uložit (7) uložíte změny.
V záložce Kroky (1) specifikujte jednotlivé kroky scénáře. Scénář musí obsahovat minimálně jeden krok.
Přidejte nový krok scénáře tlačítkem přidat krok (4), vyberte pomocí šipečky (2) krok Automatické schvalování a vyplňte uživatele (3).
Tlačítkem Uložit (5) uložte změny.
Alternativou ke schvalování je krok Uložení dokumentu na lokální disk.
Přidejte nový krok scénáře tlačítkem přidat krok (4), vyberte pomocí šipečky (2) krok Uložení dokumentu na lokální disk a vyplňte adresáře pro ukládání zpracovaných/nezpracovaných dokumentů (3).
Tlačítkem Uložit (5) uložte změny.
Vrácení faktury odesílateli provedete v kroku zpracování tlačítkem Vrátit odesílateli. Toto je možné provést pouze pro faktury odeslané partnery, v případě emailu tato volba není (nutno provést ručně z emailového klienta).
V desktopové aplikaci Datarios odesílatele se pak takto vrácená faktura projeví změnou ikonky stavu faktury na Vráceno z workflow, případně Zamítnuto.
Zamítnutí faktury provedete v kroku zpracování tlačítkem Zamítnout. Pokud byla faktura odeslána emailem, je třeba odesílatele upozornit, že faktura byla zamítnuta.
U faktur zamítnutých v procesu schvalování obdrží uživatel, který fakturu zařadil do zpracování, notifikační email s informací o tom, která faktura byla zamítnuta, kdo ji zamítl a odůvodnění.
Zamítnuté faktury lze nalézt v menu Vstupní fronta pod záložkou Zamítnuté.
