V posledních letech se účetnictví rychle digitalizuje a firmy hledají způsoby, jak si usnadnit práci, snížit chybovost a mít lepší přehled o tom, co se v procesech děje. Jedním z klíčových prvků moderního účetního prostředí je workflow. Jasně definovaný postup, který řídí tok dokumentů, úkolů a odpovědností. Dobře nastavené workflow dokáže ušetřit velké množství času a zároveň podpořit bezpečnost i přesnost účetních procesů.
Workflow je sled kroků, podle kterých dokument nebo úkol prochází od začátku až do konce. V praxi jde o to, aby každý dokument, například faktura, měl svůj jasný životní cyklus: od přijetí, přes schválení, zpracování a zaúčtování, až po archivaci.
V účetnictví dnes stále více dominuje digitalizace a automatizace, protože přináší řád, přehlednost a výrazné úspory.
Bez workflow se snadno stane, že faktura „někam zapadne“, někdo ji přehlédne nebo zpracuje dvakrát. Digitalizované workflow určí přesně:
To výrazně snižuje chybovost a přináší přehled, který účetnictví potřebuje.
Automatizované workflow dokáže řadu kroků zvládnout samo, například předvyplnit data z faktury, poslat dokument ke schválení, ohlídat termíny splatnosti nebo předat účetnímu hotová data k zaúčtování. Účetní pak nemusí ručně přepisovat informace ani hlídat, kde se dokument nachází.
Každý krok má svého „vlastníka“, díky tomu je pro všechny jasné:
Tato transparentnost chrání firmu i účetní tým a usnadňuje kontroly, audity i interní dohled.
Regulace v oblasti účetnictví a správy dokumentů jsou stále přísnější. Dobře nastavený workflow:
Digitální workflow je navíc bezpečnější než papírové, protože data jsou chráněna proti ztrátě i neoprávněnému přístupu.
Účetnictví už dnes není izolovaný ostrov. Faktury a další doklady se dotýkají nákupu, výroby, managementu i dalších týmů. Workflow zajišťuje hladkou komunikaci:
Součástí workflow v účetnictví je také schvalovací proces, který je pro firmy zásadní. Pokud chceš vidět, jak může být schvalování moderní, bezpečné a rychlé, mrkni na přehlednou stránku Datarios: https://www.datarios.cz/schvalovani/
Uveďme si příklad typického elektronického oběhu faktury:
Každý krok je jasný, dohledatelný a přehledný.
Ať už má firma tři zaměstnance nebo několik tisíc, účetní dokumenty v ní kolují stále stejně. Přicházejí, schvalují se, kontrolují a ukládají. Právě proto se workflow vyplatí každému.
Hlavní důvody:
Digitalizace účetnictví není jen trend, ale standard moderní firmy. Workflow je její základní stavební kámen. Systémy, které dokážou faktury nejen zpracovat, ale i automaticky vyhodnocovat a směrovat. Dobře nastavené workflow přinášejí účetním jistotu a firmám úsporu.
Pokročilá řešení proto nabízejí:
Tyto prvky výrazně zjednoduší život nejen účetnímu oddělení, ale celé firmě.
